Otimização de contratos: o que é e como fazer

Problemas com a gestão de contratos da sua empresa?

O gerenciamento de contratos pode ser uma tarefa burocrática e passiva de erros no ambiente empresarial.

Esse é um setor que merece muita atenção e demanda soluções e aplicações estratégicas.

Isso porque, o contrato é o início do firmamento de um acordo e gerenciar essa etapa  de maneira assertiva garante mais chances de sucesso durante toda a parceria.

Entretanto, o mundo dos contratos está mudando: existem diversas ferramentas que ajudam a tornar essa tarefa nas empresas muito menos trabalhosa.

Quer saber como aplicar a otimização de contratos na sua empresa?

A equipe Bits tira suas dúvidas sobre esse assunto!

Acompanhe abaixo e boa leitura.

 

O que é gestão de contratos?

É conhecida como gestão de contratos todo o processo envolvido em produzir, acompanhar e monitorar o ciclo de vida dos contratos, desde a data da assinatura até o fim da sua validade, bem como armazená-los.

A gestão de contratos envolve diversas tarefas que tornam essa atividade completa e benéfica para ambas as partes, como:

  • atuar na renovação dos contratos.
  • seguir e apresentar cronogramas;
  • avaliar desempenhos e cumprimentos contratuais;
  • estipular datas de pagamento e vencimento de contratos;
  • acompanhar solicitações das propostas dos fornecedores;

Assim, uma equipe competente e assertiva nessa área garante maior sucesso no firmamento de acordos da sua empresa.

E, para ter melhores resultados na gestão contratual, é essencial contar com a otimização de contratos.

 

Como fazer a otimização de contratos?

Otimizar os contratos do seu negócio não se limita apenas a tornar mais prático o processo em si.

A otimização do processo contratual também envolve a otimização do documento.

Confira aqui nossas dicas para investir em uma boa otimização de contratos:

 

Preste atenção aos detalhes

Para um bom desempenho dessa otimização, é essencial que você fique atento aos detalhes que acompanham todo o processo e o documento em si.

Certifique-se de que a equipe responsável siga todos os passos necessários para que seja aplicado o ciclo contratual de forma correta.

Quando se tratar do documento, também assegure-se de que todas as informações e cláusulas dispostas no arquivo estejam legíveis, claras e completas para os seus clientes.

Dados, valores numéricos, datas e observações devem ser revisadas mais de uma vez.

 

Invista em contratos eletrônicos

Se a tecnologia está aí para nos beneficiar, fazer uso dela é trazer mais agilidade para o fluxo de trabalho da sua empresa.

Essencial para a otimização de contratos, investir em contratos eletrônicos é trazer mais praticidade para o seu negócio e para a vida do seu cliente.

Por meio de softwares seguros e que garantem a sua privacidade, você pode solicitar a assinatura do contrato usando canais digitais. Plataformas como Docusigne Clicksign fazem esse tipo de serviços.

Assim, você dispensa o seu deslocamento e o do seu cliente, além de fechar mais rapidamente o negócio.

Esse procedimento permite também que o contrato fique  armazenado em nuvem, evitando que o mesmo se perca, além de facilitar eventual consulta ao documento

 

Registre todas as ações e eventos para fins de autoria

É muito importante, na otimização de contratos, que a sua empresa registre todos os acontecimentos do processo da assinatura, até o final da parceria.

Certifique-se de que a equipe contratual tenha sempre à mão:

  • inventários;
  • certificados;
  • notas fiscais;
  • cópia dos documentos solicitados;
  • indicadores de desempenho e etc.

Isso, além de ser material necessário na elaboração de relatórios, ainda respalda a empresa em questões de auditorias fiscais ou em alguma situação relacionada ao contrato.

Registrar todas as etapas da execução do contrato também resguarda a empresa em casos judiciais, quando necessário.

Um hábito simples e que conserva a credibilidade da sua empresa.

 

Estimule o seu cliente a transmitir o feedback sobre o seu contrato

Ninguém melhor do que o seu cliente para avaliar e sugerir mudanças no seu processo contratual, certo?

Convide-o sempre a dizer como foi a experiência: pontos positivos, sugestões, reclamações e coisas que poderiam ter sido incluídas ou que não foram necessárias.

Com um processo de feedback ativo, você melhora a sua prestação de serviços e garante que o seu cliente esteja sempre satisfeito.

 

Aplique o legal design nos seus contratos

Conforme pesquisa feita pela nossa área acadêmica, Bits Academy, 92% dos entrevistados informaram que preferem ler um contrato com legal design.

Para acessar a pesquisa completa, clique aqui.

Ao aplicar o legal design em seus contratos, a outra parte tem mais facilidade de entender o conteúdo das cláusulas, isso faz com que ela leve menos tempo para assinar, além de fazer com que ela sinta mais confiança nessa nova relação.

A adoção dessa estratégia também fará com que você tenha contratos mais eficientes.

 

Quais os principais resultados gerados por uma gestão de contratos eficiente

Gerir e investir em uma boa otimização de contratos garante uma série de benefícios para a sua empresa; confira:

 

Economia financeira

Com uma gestão eficiente dos seus contratos, é possível evitar perdas desnecessárias de insumos financeiros no seu negócio.

Centralizar todo o processo em apenas um setor, usar métodos que simplificam e tornam o conteúdo do contrato mais compreensível e usar da tecnologia como suporte, por exemplo.

Esses são todos tópicos da otimização de contratos que contribuem para a economia financeira na sua empresa.

 

Melhor gerenciamento de tempo

Quem não quer economizar tempo, não é mesmo?

Uma gestão de contratos eficiente garante que você diminua o tempo gasto no processo contratual com o seu cliente.

Além disso, ferramentas de otimização contratual, como o legal design, diminuem o “vai e vem” de documentos contratuais, uma vez que o cliente compreende com mais facilidade os termos apresentados.

Gerenciando melhor o tempo deste setor na sua empresa, você garante um melhor atendimento ao seu cliente e até consegue desempenhar outras atividades.

 

Redução drástica de erros

Uma otimização do processo contratual é essencial para reduzir possíveis erros.

Trabalhar a padronização da elaboração desses documentos evita que alguma informação errada vá para a versão final, a ser assinada pelo cliente.

Automatizar o processo também garante que as datas e prazos sejam cumpridos, evitando o não cumprimento destes.

 

Por que a otimização de contratos é importante na área jurídica?

Sempre rotulada como uma área burocrática e inacessível, a área jurídica sofre muita resistência em relação a demais setores.

Mostrar que as mudanças atuais acontecem para tornar esse tipo de serviço focado na experiência do cliente é essencial, então, para um melhor atendimento.

O uso de ferramentas como o legal design atestam essa importância.

Com documentos mais claros de serem lidos e dispostos para melhor interpretação, você evita que o seu cliente se sinta confuso com as condições contratuais, além de garantir um acordo mais claro e ético.

Que tal aproveitar para conhecer mais sobre como o legal design pode  revolucionar a otimização de contratos do seu negócio? Entre em contato com a gente e tire as suas dúvidas!

Conclusão

Ficou bem clara a importância da otimização de contratos para os processos da sua empresa, certo?

Trazendo mais vantagens para você e para o seu cliente, uma boa gestão contratual do seu negócio melhora o seu atendimento e relacionamento com o seu público.

Conte com a metodologia Bits de legal design para trazer mais facilidade para o setor de contratos da sua empresa!

Esperamos ter tirado suas dúvidas!

Para mais dicas e informações sobre o mundo do legal design, acesse o blog da Bits.

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