Contratos empresariais após a LGPD

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A vigência das exigências descritas na Lei Geral de Proteção de Dados já estão em vigor desde 2020 e é necessário que as empresas adequem suas diretrizes para estarem de acordo com a legislação.

Entre as mudanças solicitadas com relação aos contratos empresariais, surgiram alterações no que compete ao relacionamento entre empresa e clientes, fornecedores, e demais parceiros que contribuem com as atividades do negócio.

Você sabe como o legal design pode ajudar a sua organização na adequação e cumprimento da LGPD? A equipe Bits preparou um conteúdo com as principais informações sobre os cuidados que você deve ter no seu contrato após a LGPD e de que forma o legal design deixa seus documentos mais acessíveis e compreensíveis para o seu público. Acompanhe abaixo e boa leitura!

O que é a LGPD?

Sancionada pelo presidente Michel Temer em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)  é a lei de número 13.709/2018, já em vigor e que garante mais controle ao usuário com relação aos seus dados fornecidos para empresas e demais prestadores de serviços.

É a LGPD a responsável por regulamentar e fiscalizar as regras impostas às empresas no que compete à coleta, uso e armazenamento de dados de seus clientes, online ou não. O não cumprimento das diretrizes da LGPD pode gerar altas multas para as empresas.

A LGPD se aplica às relações de trabalho?

Acompanhando o impacto da LGPD nos dados e compartilhamento de informações, a Lei agora já tem suas influências, também, nas relações de trabalho.

Nesse âmbito, a LGPD existe para deixar mais transparente para os colaboradores de determinada empresa, e também para os fornecedores e parceiros, quais dados e demais informações foram compartilhadas com a marca, em fase pré, durante, e pós-contratual.

Uma das estratégias utilizadas pelas empresas é a aplicação de legal design e visual law nos contratos de trabalho. Com essa técnica, os empregadores diminuem os riscos de eventual não entendimento do conteúdo do contrato pelos colaboradores, o que atenua o eventual descumprimento das cláusulas. 

Como o objetivo do legal design é garantir que o destinatário final do documento entenda o conteúdo – com o uso uma linguagem simples e elementos visuais – a aplicação nos contratos de trabalho ajuda os colaboradores no cumprimento da LGPD, que traz complexidade por se tratar de uma lei com termos extremamente técnicos. 

Por que é preciso falar sobre proteção de dados pessoais?

Quando aprovada, a LGPD foi um grande avanço e hoje posiciona o Brasil de maneira positiva como um país que, em uma época de grande compartilhamento de informações, se preocupa com a preservação dos dados e com a privacidade dos seus cidadãos, físicos e jurídicos.

É preciso que o indivíduo saiba de que forma os seus dados foram coletados e para qual finalidade são utilizados, tendo, ainda, a consciência de que nem todos os dados precisam ser cedidos, garantindo mais autonomia para o usuário e mais conforto ao navegar online ou firmando relações com empresas.

Por que as empresas precisam adequar seus contratos à LGPD?

Empresas, em sua totalidade, atuam como agentes de tratamento de dados pessoais – todas as relações em uma companhia são firmadas com contratos que são compostos por dados pessoais de colaboradores e demais empresas parceiras.

Modificar esses documentos de modo a tornar contrato LGPD é essencial, nessa preocupação com o fornecimento de dados, para respaldar a empresa em possíveis processos, garantir maior credibilidade para as relações empresariais e, principalmente, oferecer mais segurança para todas as partes envolvidas em um acordo ou parceria. São vantagens para todos!

Além disso, caso haja descumprimento da LGPD, pode ter danos à marca e o pagamento de multas. 

Cláusulas importantes para a revisão de contratos

Para adequar o contrato LGPD, é necessária atenção em pontos importantes nesses documentos empresariais. Claro, não são todas as cláusulas que que devem ser modificadas; separamos os mais importantes aqui para revisar na hora de adequar seu contrato à LGPD:

Cláusula de responsabilidade

O princípio da responsabilidade e prestação de contas, em um contrato LGPD, deixa claro que a empresa, além de se declarar consciente e responsável pelos dados coletados, deve mostrar na prática que esse tratamento é realizado.

Isso pode se dar por meio de relatórios e documentos periódicos, com as medidas necessárias adotadas para o cuidado com os dados compartilhados no contrato em questão.

Confidencialidade do acesso à informação

Por meio dessa cláusula no contrato LGPD, a empresa se mostra comprometida a manter confidenciais os dados compartilhados após a assinatura do contrato, utilizando as informações concedidas apenas para os fins acordados – que podem estar descritos no contrato de confidencialidade ou em parte anexa.

Essa cláusula garante mais segurança da parte contratante na hora de compartilhar informações de caráter sigiloso com a empresa.

Procedimento em caso de incidente de informações

Para o caso de algum problema ocorrido com relação aos dados concedidos, é interessante a revisão ou inserção de uma cláusula no contrato LGPD que mostre de que forma a empresa atua em situações como essa.

Seja por meio do comunicado para a parte contratante em caso de incidente de informações, ou descrevendo quais medidas são tomadas no caso de qualquer mudança que venha a afetar o tratamento dos dados concedidos, é essencial que essa cláusula esteja clara no contrato revisado de acordo com a LGPD.

Cláusula de arbitragem

Em um contrato comum, a cláusula de arbitragem já atua como mediadora em casos de discordância de alguma diretriz do contrato.

No caso dos contratos LGPD ela desempenha a mesma função, podendo descrever quais as boas práticas a serem adotadas para a solução dessas possíveis divergências.

Como adequar os contratos à LGPD?

Para os novos contratos a serem firmados, é necessário atenção à LGPD na hora de redigir os contratos, adequando-os à nova legislação nos pontos a serem modificados.

Isso deve ser feito por um profissional ou empresa especializada em contrato LGPD, bem como a revisão dos contratos já existentes (como explicamos acima).

Listamos abaixo de que forma proceder na adequação de contratos LGPD; confira:

Conhecer os contratos vigentes

Todos os contratos da empresa devem ser monitorados de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, uma vez atestado que esses contratos contam com a presença de dados sensíveis compartilhados.

Podem ser contratos de compra e venda (contratos com fornecedores), contratos de trabalho, contratos de prestação de serviços, contratos de franquia, firmamento de sociedade, entre outros.

Entender o volume de dados e o grau de importância

Essencial para qualquer empresa e, por consequência, seus contratos envolvidos, é importante mapear os dados que já foram e estão previstos para serem coletados.

Isso garante maior organização dos dados, dividindo-os em níveis de importância para o gerenciamento e armazenamento, além de diminuir os riscos de incidentes ou vazamento de dados.

Revisar os contratos 

Como citado, os contratos que lidam com dados devem ser revisados e atualizados de acordo com a legislação vigente.

Isso respalda a empresa e as relações empresariais desde contratos assinados antes mesmo da criação da Lei, uma vez que todas as relações empresariais agora devem estar de acordo com a LGPD.

Inserir as novas cláusulas

Com as mudanças previstas pela LGPD, os contratos já existentes devem emitir termos aditivos de acordo com a nova legislação.

Para os novos contratos a serem redigidos, todos já devem contar com essas novas cláusulas, tornando-os, oficialmente, contrato LGPD e garantindo, nos termos da lei, relações efetivas para ambos os lados.

Informar sobre as alterações

No caso dos contratos que receberam os termos aditivos, a parte a assinar e informar o seu acordo ou desacordo com as alterações, deve ser comunicada e estar ciente de que essas mudanças são essenciais e, agora, se aplicam a todos os contratos.

Estabelecer parâmetros para os novos contratos

Seguindo os padrões estabelecidos, a empresa deve ter consciência de que os contratos agora devem seguir esse novo modelo e estar dentro das diretrizes previstas pela Lei Geral de Proteção de Dados – uma medida que agora é definitiva e que pode gerar multas ou sanções quando descumprida.

O consentimento na adequação de contratos à LGPD

Outro ponto igualmente importante, quando assinado o contrato e seus termos aditivos, ambas as partes se mostram de acordo às adequações impostas pela LGPD e entendem seus benefícios e condições nessa nova geração de compartilhamento de informações.

Como fazer um contrato adequado à LGPD?

Tanto para contratos físicos, quanto para os digitais, seguem tópicos parecidos com relação à adequação dos contratos LGPD. Confira algumas dicas:

• contrate uma assessoria especializada em LGPD, para direcionar as mudanças e garantir menos erros nessa atualização;
• certifique-se de que os contratos já existentes, e que sofreram alterações, estão com os termos aditivos necessários;
• adicione todas as cláusulas exigidas para a adequação à legislação;
• defina bem qual o departamento empresarial destinado a cuidar das informações e dados coletados;
• revise todos os procedimentos adotados, e faça mudanças se necessário, desde que de acordo com a LGPD.

Apenas implementar o programa de proteção de dados não é suficiente; o monitoramento e constante atualização com treinamentos são primordiais para a permanência da conformidade da empresa às regras.

Adeque seu contrato à LGPD com o Legal Design

Um dos pilares da LGPD é a transparência. Com a aplicação do legal design e visual law você garante que o destinatário final do contrato vai ter entendido tudo, já que o conteúdo estará com uma linguagem clara, compreensível e que não proporcione abertura para desentendimentos ou divergências com as mudanças agora solicitadas.

Contratos que contam com o visual law são mais fáceis de serem compreendidos justamente por contarem com elementos de design e uma adequação da linguagem técnica dos termos jurídicos, possibilitando uma leitura mais clara e gerando menos dúvidas quanto ao cumprimento do contrato.

A aplicação do legal design nos contratos é uma ferramenta poderosa que contribui com a transparência dos processos da empresa e na preocupação com que os clientes, de fato, compreendam os termos ali descritos. Todo contrato é mais transparente quando desenvolvido com o legal design!

Após a adequação dos seus contratos, conte com a Bits para garantir que os seus colaboradores irão cumprir com as exigências. Nosso studio de Legal Design é especialista em ajudar empresas a terem sucesso em seus contratos com uma linguagem mais clara e objetiva.

Conclusão

Com mudanças que vieram para ficar, a LGPD agora atua para trazer mais segurança no compartilhamento de dados, online e de forma física, mudando de vez a forma como essa troca ocorre nos ambientes empresariais.

Respalde sua empresa adequando seus contratos à legislação, e evite problemas jurídicos nas suas relações profissionais.

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