Gestão de contratos: o que é e quais são as regras

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Para organizar melhor a sua empresa e toda a papelada envolvida no seu negócio, a gestão de contratos é uma prática muito importante.

Trazendo mais otimização para as atividades desempenhadas e até reduzindo o prazo de entrega de algumas demandas, esse tipo de gestão tem sido adotada por cada vez mais empresas no Brasil.

Você sabe do que se trata a gestão de contratos? Quer saber como aplicá-la na sua rotina de trabalho?

A equipe Bits preparou um conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre esse assunto e tirar as suas dúvidas.

Acompanhe até o final!

 

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos nada mais é do que um procedimento interno que acompanha toda a produção e cumprimento das cláusulas contratuais.

Ela começa a ser praticada a partir da efetivação de um acordo, quando ambas as partes envolvidas em um negócio decidem elaborar um contrato para oficializar determinada decisão.

Essa atividade de gestão monitora, de maneira detalhada, todo o chamado “ciclo de vida de um contrato”: todas as suas etapas de criação e sua execução, até o fim da sua vigência.

 

Qual é o objetivo da gestão de contratos?

O principal foco dessa prática é, por meio de suas estratégias e acompanhamento, garantir controle, eficiência e segurança dos contratos que compõem os acordos e prestação de serviços de uma empresa.

Por mais que esse setor acompanhe, também, a produção dos contratos, sua função não é essencialmente redigir esses documentos.

Aqui, o papel da gestão de contratos é evitar qualquer tipo de risco durante a execução e vigência do contrato.

São outros importantes objetivos da gestão de contratos:

• agilizar os trâmites contratuais da empresa;
• gerenciar armazenamento e histórico desses documentos;
• identificar a necessidade de possíveis adendos ou aditivos;
• promover uma boa comunicação entre as partes envolvidas.

 

Como funciona uma gestão de contratos?

A empresa começa fazendo um levantamento completo de todos os processos e documentos necessários para a elaboração dos contratos que ela executa.

O foco aqui é entender como funciona o fluxo de contratos da empresa e quais são os setores envolvidos nas práticas contratuais.

Fazendo esse levantamento, também, a empresa consegue iniciar um processo de padronização das tarefas que estão ligadas aos processos contratuais.

Isso diminui erros e evita confusões com prazos.

Consequentemente, o cliente pode contar com uma relação contratual de excelência e a empresa aumenta as chances de fidelização do seu público.

A prática da gestão de contratos pode, muitas vezes, contar com o auxílio de softwares de armazenamento e organização, além de sistemas de assinatura eletrônica.

É o suporte da tecnologia na rotina para diminuir burocracias.

 

Etapas da gestão de contratos

Como todo processo dentro de uma empresa, feito de maneira organizada e assertiva, a gestão de contratos conta com algumas etapas.

Confira-as listadas abaixo:

 

Planejamento

Nessa etapa, é feito todo o levantamento inicial de informações e da base necessária para compor o contrato.

Aqui, a empresa começa a considerar:

• riscos;
• prazos;
• sanções;
• objetivos;
• cláusulas;
• condições;
• obrigações.

Assim, ambas as partes conseguem, com clareza, definir o que precisa estar presente no acordo.

Elaboração

Com essas informações devidamente organizadas, o contrato começa a ser elaborado.

É preciso muita atenção e cuidado nessa etapa, uma vez que é quando todos os pontos a serem considerados no contrato são colocados no papel, de forma detalhada.

Aqui, é essencial contar com o auxílio de um profissional do ramo jurídico para orientar e evitar possíveis erros.

 

Negociação

Aqui, as partes envolvidas têm contato com o contrato redigido para fazer a avaliação do seu conteúdo.

Para que cheguem a um acordo e decidam pela continuidade do fluxo contratual, as partes podem discutir todas as determinações presentes no documento, podendo fazer concessões ou exigências.

Toda essa negociação tem um prazo para ser finalizada, e o contrato pode passar por alterações nesse processo.

É essencial que a empresa conte com um canal de comunicação efetivo com o seu cliente, para evitar que essa etapa seja muito demorada.

 

Aprovação

Com todos os ajustes feitos, o contrato vai para a sua fase de aprovação.

Nessa etapa, as partes interessadas, em conjunto, apertam as mãos e decidem pela parceria feita.

Quando o contrato chega nessa fase, entende-se que todo o teor contratual foi aceito por todos os envolvidos e está em plenas condições de ser executado.

 

Efetivação

Aqui, são efetivados os serviços apresentados no conteúdo do contrato.

É quando o acordo firmado começa, de fato, a acontecer, perdurando, de acordo com o cronograma estabelecido e aceito, até a vigência do mesmo.

Essa fase é a que leva mais tempo, uma vez que são realizados todos os serviços descritos.

Quanto à gestão contratual nessa fase, é essencial que ela esteja acompanhando de perto o cumprimento do contrato e zelando por uma parceria de sucesso entre as partes.

 

Revisões

É comum que os contratos passem por revisões durante o seu período de execução.

Podem acontecer aditivos e adendos que complementam o contrato e compreendam as novas necessidades e demandas que surgiram durante a vigência do mesmo.

 

Encerramento

No momento em que chega a data acordada no documento, o contrato se encerra ou, em outros casos, é renovado, a depender do seu conteúdo.

Em casos de encerramento definitivo, se não houver nenhuma pendência e, depois do cumprimento total do contrato, ele pode ser arquivado.

 

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Seguir todas essas etapas apresentadas e desempenhar bem uma gestão contratual é muito melhor com o suporte da tecnologia.

Por meio dela, é possível garantir:

• • um contato mais efetivo com o cliente;
  • usar sistemas de assinatura digital de contratos;
  • armazenar todos os documentos de maneira virtual;
  • contar com o apoio tecnológico para controlar prazos;
  • fazer levantamento de dados para análises de desempenho e fluxos contratuais.

Além disso, ferramentas inovadoras como o legal design também contribuem com a gestão de contratos.

Usando o legal design para desenvolver documentos voltados para uma melhor experiência do usuário, o legal design garante uma diminuição de dúvidas com relação ao documento.

Essa metodologia auxilia não só no processo de gestão contratual, mas em todos os setores interessados em melhorar seus resultados em negociações.

Quer aplicar o legal design na sua empresa? Conheça a metodologia da Bits!

Conclusão

A gestão de contratos engloba atividades relacionadas ao monitoramento das etapas do documento, à padronização de termos, à visualização panorâmica dos contratos da empresa e à minimização de riscos.

Essencial para uma boa relação contratual, ela ajuda empresas e seus clientes, diariamente, a cumprirem com combinados e manter prestações de serviços mais éticas e transparentes.

Esperamos que esse artigo tenha tirado suas dúvidas!

Para mais dicas e ideias para a sua empresa, acesse o blog da Bits.